整理整頓がうまくできない方は多いのではないでしょうか？今回は「佐藤可士和の整理術」から学び取れる整理術で私がこれは使えると思ったものをご紹介していきます。
この記事を読むメリットは
- 佐藤可士和さんの整理術が最短で学べる
- 実践すると整理が上手にできるようになる
- 実践すると仕事のパフォーマンスが上がる
この記事はこんな方にお勧めの記事です
- 整理術を学びたい方
- 「佐藤可士和の整理術」を読みたいと思っている方
- 仕事効率を上げたい方
それでは見ていきましょう！
佐藤可士和さんの整理術はなかり有益すぎる
佐藤可士和さんはデザイナー業を中心とするディレクターさんです。
キリンビール「極生」デザインの話がよく本の中に登場してていました。
他にもユニクロや楽天、森永製菓、ホンダなどといった、あらゆる分野のデザインを手掛けている方です。
数々の有名企業のデザインを担当しているすごい人です。
「アートディレクターは、クライアントのドクターである。」と佐藤可士和さんは本書の中で述べております。
整理すること
整理することで、得られるものは多く存在します。
まず第一に奇麗になるということ。これは誰しもがわかることだと思います。ここに加えて、作業効率がアップするとうこと。
そして考えがまとまりやすくなっていくことなどが、この本では紹介されています。
整理術を仕事で活かす
整理は何も、家の中だけとは限りません。掃除の一環として整理をすることはありますが、効率化のために整理をすることはあまりないのではないでしょうか？
仕事の効率化を図るためにも整理は重要な役目を果たす時があります。
仕事上の整理術の順次
- 状況把握、クライアント問診、現状の情報を得る。
- 視点導入、ある視点をもって並べ替え問題の本質を突き詰める。
- 課題設定、問題解決の為に繰り出すべき課題を考える。
という記述があります。
この順で整理をしていくことで、上記でいう、「クライアント＝患者」という見方から、問診をして、患者の抱える問題を浮き彫りにしていくことができるのです。
仕事面ではデスク上の整理だけにはとどまらず、思考やデータ管理等にも及び、整理術を身に着けることは、非常に役に立つのです。
以下の見出しで紹介する三つの整理を駆使することで、あなたの作業効率は間違えなく上がるでしょう。
整理術はすべてに通ず
空間の整理
空間の整理とは、場所的意味を持つ整理のことです。整理を徹底することはリスク回避にも繋がります。無いものを無いと断言できることは、多分という言葉が消えます。
持ち物を精査して身軽にすることによって、得られるもが多いのです。
最初から、デスクの上にものがいっぱい置いてある状況では、当然のことながら作業効率は低下します。
作業スペースはいつもクリーンな状況でなければならないのです。
大切なものを見極めて身体で覚える
捨てることは不安との戦いである
場所をクリーンにするには、まず物を片づける必要があり、片づけるものが多くては、片づけたとしても、フリースペースが狭くなってしまいます。
ものが多くては、片づけにも労力も時間も有します。できるだけ最初に取捨選択する必要があります。
ものが多いことは、不安の表れです。最低限で生活するミニマリストまでは行かなくとも、できる限り必要なものだけを手に取れる場所に置いておくといいでしょう。
著者はものを捨てることを下記のように言っています。
捨てる勇気が価値観を磨く
捨てることが出来れば大きな一歩が踏み出せる
非常に重要なスキル
また、捨てる際は、実際に手にもって、ときめきを感じるものを手元に残し、感じないものに感謝をして、捨てることも一つの手です。
プライオリティ取捨選択法
プライオリティとは「優先順位」のことです。
実際に、物の優先順位をつけて、捨てるか捨てないかを決めます。整理するアイテムを並べて、プライオリティをつけ、一列に並べます。
そして順位が低く、要らないものを捨てていくのです。そうすることで、大事なものと必要のないものの優先度合いが可視化できるのです。
捨てることは「とりあえず」との戦い
デスクの整理
仕事において重要となるデスクは、作業する場所であって、物を置く場所ではありません。
デスクを整理し、作業効率を上げていくために最善なのは、その時必要なもの以外、何もデスクの上に置かないことです。
人は、目に物が映ると注意が散漫になり集中できない生き物です。注意を散漫にさせず、集中力を向上させるためには、逆のことをすればよいのです。
デスクの上はできるだけ何も置かず、いざ作業を始めようと思った時にすぐに始められるようにあらかじめ、デスク上にスペースを空けておかなければなりません。
デスクの上がいつも散らかっていて、作業をするスペースもない方は、あなたの周りにもいると思います。
そういった方々程、作業効率が低く仕事ができない人が多いのではないでしょうか。
デスクの上にいろいなものがあると、あれもこれもやろうとして、逆に作業効率が落ちてしまうこともあります。いっぺんにできてしまうと錯覚するのです。
ほとんどの人は、そこまで容量はよくありません。着実に一つずつこなしていくことで、仕事の効率化が図れることが多くあります。
まずは、デスクの視界からものを消しましょう。消すというは、そのもののことを見えなくすることです。
統一されたフタの付いた小箱等に物を収納することによって、背景と化すように視界から消すことによって、集中は一点に注がれるようにのです。
それぞれのものの定位置を決めておく
ものの定位置を決めておくことは、どこに何があるか把握できるメリットがあります。
予め位置を定めておき、使うときは取り出して、使い終わったら定位置に戻す習慣は、整理においてとても重要です。
仕事の資料等も予め共通の定位置を定めておくだけで、資料の発行部数を減らすことも可能になります。
共通ルールとして定位置に戻すことを職場で一貫しておくと、リスク管理にもつながるでしょう。
定位置を定めることによって、自然と散らからないデスクや散らからない部屋が手に入るです。
一時避難場所を作る
ものを置く定位置を決める習慣を身に着けたとしても、
新たに増えたものをすぐさま位置決定を下すことはできないこともあります。
その対策として、一時避難場所の確保が必要なのです。一時避難場所の目的は、定位置を決める猶予期間を設けることです。期間を1週間ぐらいに定めて、一度非難させてその間に避難物の定位置を確保するなり、決めることに使うのです。
そのためにも、あらかじめ収納スペースに、余裕を持たせておくと良いでしょう。
直ぐに捨てられないもの対策
ものによっては、すぐに捨てる決断を下せないこともあります。そのために、精査ボックスを作り、一ヶ月か一年単位で審査する対策があります。
「最近全然使ってないけど、また使うかもしれないからとっておこう」これは、誰しもが陥る思考です。しかしながら、それでは整理は進みません。
整理をするためには、できるだけ要らないものを減らす必要があります。一ヵ月単位で精査する箱、一年単位で精査する箱を作って、期間ごとに使わなかったものを捨てるのです。
その際に使う箱は、統一されたものがよく、百均で売っている紙箱で構いません。期間周期精査箱を作り必要性を精査しましょう。
バーチャル空間もシンプルイズベスト
整理は現実空間だけにはとどまりません。コンピューターの中にも整理対象は存在するのです。
整理システムをシンプルにすることによって見つけやすく整理しやすくなります。
キーワードとサジェストの2つでファイルに名前を付けることで、どのファイルなのか認識も識別もしやすくなります。
また、バーチャル空間でも避難所を作ることで、ファイルの不統一化を防ぐことができます。
プロジェクトファイルの中でも完成形と進行形型で別々にファイリングすることも大事です。
まとめて統一整理
倉庫や収納では、ボックスを統一することで得られるメリットがあります。ボックスを統一すると中身も消えるし、ボックス自体の存在感も消えるのです。
フォーマットを統一するとわかりやすく分類されて見た目もスッキリ美しくなることもメリットの一つです。
続く…
少し長くなってしまったため、二部構成といたします。
次は、情報整理と思考整理です。かみんぐすーんです！
今回ご紹介した整理術は下記の本にすべて詳しく書いてあります。
とても有益な整理ノウハウなので、ぜひ実際に試してみることをお勧めします。
この本に興味を持った方はこちら↓↓
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